生徒会や委員会をしていると、最も大事なのは「物事の決め方」でした。つまり「会議」です。この｢会議｣と言ったを知ることで、決定事項や仕事の割り振りなどの「組織をまわすこと」が出来るのではないでしょうか。今回は【会議の種類】【会議を作り、回す方法】の２つを紹介します。
【会議の種類を知ろう】
1.会議内容は主に4つ
・報告事項（進捗状況、進め方の確認）
・討議事項（議題に対して、沢山の意見を求める）
・協議事項（沢山の意見から案を絞る＋案の修正）
・審議事項（最終決定）
２.ファシリテーターとは
・会議の進行を行う人
・議題に対して話し合う時間の管理、話す機会の提供などを行う
★ポイント
・議題の重要度や優先度によって、時間配分を行う
３.私たちは、2種類の会議形態を使い分けている
・MTG
→主に討議、本会議の準備（資料作成）など。
→会議までに資料作成などの準備を済ます。
・会議
→主に報告、協議、審議を行う。
→決め事、重要事項の連絡を行う。
★ポイント
・MTG → 会議の順番で行う
・予め、会議の日程は決めておく
・会議前には、議題を明確にしておく
・議題の設定は、関係各所と調整が必要
【会議を作り、回す方法】
１.アジェンダとは？
・会議の「目的＋報告事項＋議題」、｢会議の流れ｣を記入したもの。
・ラテン語で「実行に移されるべき事柄」という意味。
・会議を行いたい人（リーダーなど）が作る。
・会議前に全体で配布する。
・アジェンダ＆議事録 テンプレート（Googleドライブ）
★ポイント
・会議の進め方を意識して作る
・議事録を作りやすいアジェンダにする
・参加者への事前共有を徹底する
２.会議の基本構成
➀名前
②目的（何を目的として会議を行うのかを明確に）
③日時と場所
④出席者の確認
⑤前回の議事録の確認
⑥タイムスケジュールの確認、資料配布
⑦報告→討議→協議→審議
⑧伝達事項
⑨次回の会議予定（取り上げるべき議題を確認）
★ポイント
・配布する資料の種類やページ数なども記載すると便利。
・資料は、事前に配布する。
・欠席者がいる場合、理由を確認しておくとよい。
・参加者が多い場合、会議主催者の連絡先を記載する。
３.会議の目的、決議する項目を明確に
・目的やゴールが不明瞭だと、何を議論すればいいか分からなくなる。
参加者も「なぜこの会議が必要か分からない」と考える。リーダーは「なぜ会議を行うか」を明確にしよう。
４.期限を決める
期限を決めて、どのように進めていくかを明確にしよう。これがないと、会議で決めたことも前に進まなくなる。
文責：代表 長尾一成