生徒会や委員会をやっていると、企業や地域の方にメールを書く場面、ありますよね。
私たち関西生徒会未来団体も、活動の中で何度も経験してきました。
そこで今回は、私たちが実際に使っている【メールの書き方】を紹介します。
目次
企業とのメールで大切なこと
1. 何のためのメールなのかを明確にする
- 自分がそのメールで1番伝えたいことは何なのか？（依頼、お礼、日程など）
- 自分の立場は何なのか？（厳しいお願いをする立場、会議の主催者など）
これらを自分の中ではっきりさせて、それに合った書き方を心掛けましょう。
2. 要件は簡潔に
- 複雑な内容を書きたい場合は、要旨を先に伝えて、細かいことは箇条書きにすると良い
- 日時など、必要な情報が漏れないように注意する
メールは「一回読んで分かる」ことが最も大切です。相手が内容をすぐに把握できるように、内容ごとに段落を分けて、短い文章で簡潔に書きましょう。
3. 間違えやすい日本語・敬語
- ら抜き、さ入れなど文法的な間違いに気をつける
- 敬語では、特に尊敬語と謙譲語の間違いや二重敬語のミスが多い
- 敬語のチェックには「3秒敬語」というサイトが便利（参考：https://3keigo.com/）
メールでよく使う、間違いやすい表現
- すいません → ⭕️ すみません
- よろしかったでしょうか → ⭕️ よろしいでしょうか
- お〜になられる → ⭕️ お〜になる
- お〜させていただきます → ⭕️ お〜いたします
メールのテンプレート
〇〇株式会社 〇〇部 〇〇様
（メールを送ったことのある相手）→ いつもお世話になっております。
（初めてメールを送る相手）→ この度は、突然のご連絡失礼いたします。
関西生徒会未来団体〇〇の〇〇と申します。
＜日程を聞きたい場合＞
詳細についてご説明させていただきたいのですが、1時間ほどお時間をいただけないでしょうか。
＜候補日時＞
・○月○日（月）〇〇時ー〇〇時
・○月○日（火）〇〇時ー〇〇時
〇〇様のご都合をお聞かせいただけると幸いです。
＜お礼がしたい場合＞
本日はお時間をいただき、ありがとうございました。今後もお役に立てるよう尽力いたしますので、ご要望などありましたらお気軽にお申し付けください。引き続き、よろしくお願いいたします。
よろしくお願い申し上げます。
〇〇 〇〇
メール、一緒に書ける仲間がいます
ここまで読んでくれたあなたは、きっと生徒会や委員会、探究活動を頑張っている高校生だと思います。
私たち「関西生徒会未来団体」は、まさにそんな関西の高校生が集まって、1つの目標に向かって企画を考え、実行している団体です。メールの書き方も、企画の進め方も、最初はみんな手探りでした。でも、仲間と一緒ならわからないことも乗り越えていけます。
「何かやってみたいけど、何をすればいいかわからない」
そんな人こそ、一度のぞいてみてください。
