会議の進め方｜生徒会・サークルの会議を短くする6つのコツ

こんな会議になっていませんか？

当てはまるものが多いほど、原因は「やり方」にある可能性が高いです。ここからは、6つの対策を順番に紹介します。

① 会議の「目的」と「ゴール」を決める

目的やゴールがはっきりしていないと、何を話し合えばいいのかわからなくなります。参加者も「なぜこの会議が必要なんだろう」と感じてしまい、話が長引く原因になります。

リーダーは、「なぜこの会議を行うのか」を、会議の前に明確にしておきましょう。おすすめは、「この会議が終わったとき、何が決まっていれば成功か」を1文で書くことです。

• 例：「文化祭の出し物を、3つの案から1つに決める」
• 例：「次のイベントの役割分担を決める」

1文で言えないときは、会議にしなくてよいのかもしれません。連絡や資料の共有だけなら、チャットなどで済ませる方法もあります。

② 会議の中身を「4つ」に分けて考える

会議で扱う内容は、主に次の4つに分けられます。

報告事項	進捗状況の共有、進め方の確認	みんなが状況を把握できた
討議事項	議題について、たくさんの意見を出し合う	意見が出そろった
協議事項	たくさんの意見から案を絞る、案を修正する	案が絞れた
審議事項	最終決定をする	決まった

ポイントは、今日の会議でやるのは、どれなのかを決めておくことです。これを決めずに始めると、報告の途中で議論が始まり、意見出しの最中に決定を急ぎ、結局どれも中途半端になりがちです。

③ 「MTG」と「会議」を分ける

「話し合いの続きで、また会議」が起きる大きな原因は、意見を出し合う場と、決める場がごちゃ混ぜになっていることです。討議の続きを会議でやってしまうと、決まらないまま、また次の会議…と、回数が増えていきます。

そこで私たちは、会議を2種類に分けて使い分けていました。ここでいう「MTG」と「会議」は私たちの呼び分けです。

先にMTGで意見を出して準備をしておけば、会議では「絞って、決める」ことに集中できます。

④ 「アジェンダ」を作って、事前に配る

資料や議題を会議の場で初めて見ると、読む時間と考える時間で、会議が長くなります。それを防ぐのが、アジェンダです。

• 会議の「目的・報告事項・議題」と、「会議の流れ」を書いたもの
• ラテン語で「実行に移されるべき事柄」という意味
• 会議を行いたい人（リーダーなど）が作る
• 会議の前に、全員に配る

アジェンダを作るときのポイント

• 会議の進め方を意識して作る
• 議事録を作りやすいアジェンダにする
• 参加者への事前共有を徹底する

会議の基本構成

1. 名前
2. 目的（何のために会議を行うのかを明確に）
3. 日時と場所
4. 出席者の確認
5. 前回の議事録の確認
6. タイムスケジュールの確認、資料の配布
7. 報告 → 討議 → 協議 → 審議
8. 伝達事項
9. 次回の会議予定（取り上げるべき議題の確認）

あると便利な一言

• 配布する資料の種類やページ数も、書いておく
• 資料は、事前に配る
• 欠席者がいる場合は、理由を確認しておく
• 参加者が多い場合は、主催者の連絡先を書いておく

⑤ ファシリテーターを決めて、時間を区切る

「誰も時間を気にしていない」会議には、進行役がいないことが多いです。会議の進行を行う人をファシリテーターといいます。

• 会議の進行を行う
• 議題ごとに、話し合う時間を管理する
• 話す機会を、みんなに行き渡らせる

ポイントは、議題の重要度や優先度によって、時間配分を決めることです。アジェンダに議題ごとの時間を書いておくと、ファシリテーターも進行しやすくなります。時間内に決まらなかったときは、無理に続けず、次の会議やチャットで決めると、あらかじめ決めておくのもひとつの方法です。

⑥ 「期限」を決めて、決めたことを前に進める

会議で決めたことが進まないと、次の会議でまた同じ話をすることになります。期限を決めて、どのように進めていくかを明確にしましょう。期限がないと、会議で決めたことも前に進まなくなります。

議事録には、「誰が・何を・いつまでにやるか」を書いておきます。次の会議は、前回の議事録の確認から始めれば、進み具合もすぐにわかります。

次の会議の前に確認したい、6つのこと

さいごに

会議＆MTGは、物事を決めて、前に進めるための手段です。「長い」「多い」「終わらない」と感じたら、自分や仲間を責める前に、まず会議のやり方を見直してみてください。

この記事は、次のような人に読んでほしいと思っています。

• 生徒会や委員会で、会議（MTG）が多くて困っている高校生
• サークルや学生団体で、MTGがなかなか終わらない大学生